La tecnología nos permite que nuestras interacciones a distancia sean cada vez más “reales”. Hoy practicamos la videoconferencia con la misma tranquilidad que una llamada telefónica. Pero a veces olvidamos que las ventajas de “vernos las caras” puede entrañar algunos riesgos, pues la imagen está enviando multitud de mensajes que a veces no controlamos.
Para que una videollamada sea una forma eficaz de relación ten en cuenta que :
- La relación a distancia con imagen está sujeta a las mismas pautas de conducta que una relación presencial y tiene que adaptarse al grado de formalidad y al tipo de relación que existe entre los interlocutores.
- En estas interacciones el lenguaje corporal tiene una gran importancia así que (sobre todo si no os conocíais antes) mantén el contacto visual y saluda con una sonrisa, el principio y al final.
- Tu imagen cuenta, y mucho. No la descuides. A no ser que sea una urgencia no aceptes una videollamada si consideras que no estás preparado para ello. La mayoría de las veces lo único que se ve de los interlocutores es el rostro, por este motivo debes cuidar al máximo tu aspecto para que sea coherente con la imagen que quieres transmitir.
- Al igual que tu imagen personal, tu entorno también habla de ti. Por eso debes elegir bien el sitio desde donde te conectas, puesto que el ambiente percibido afecta a las relaciones y transmite una imagen de ti o de tu empresa. Sobre todo cuando se trata de interacciones profesionales, nos interesa reflejar orden, pulcritud y organización. Así que evita que se vean montones de papeles, vasos o tazas sucios, botellas de agua, armarios abiertos o restos de comida.
- No comas ni bebas mientras dure la conexión. Ya que no puedes ofrecer nada a tu interlocutor como si fuera tu invitado en tu despacho.
- Procura que el ángulo de la cámara sea el adecuado para que la imagen sea correcta. Evita estar a contraluz o de perfil. Tu interlocutor debe verte del pecho hacia arriba, sin cortarte la cabeza por la frente.
- Si por algún motivo debes desaparecer de la pantalla, consultar tus notas, escribir o hacer algún movimiento extraño, explica el motivo.
- Evita expresiones del rostro desagradables, que se puedan malinterpretar o que sean descorteses.
- Procura gesticular poco con las manos. Piensa que tus movimientos deben enmarcarse en el espacio de la pantalla. Y cualquier gesto amplio o que pase por delante del rostro puede ser molesto y dificultar la conversación.
- Si la reunión es confidencial elige un lugar con suficiente privacidad y asegúrate de que no entrará nadie en la sala .
- Evita que suenen alarmas, señales acústicas de llamadas o mensajes durante la conexión. Puede ser motivo de distracción y causar estrés.
- Habla de forma clara, despacio y en un tono suficientemente alto. Piensa que las conexiones no siempre son perfectas, por lo que es mejor tomar precauciones en cuanto a la comprensión correcta del mensaje ante la eventual aparición de ruidos o interferencias.
- No hables con otras personas ni hagas ruidos mientras tu interlocutor está hablando. Pon toda la atención. Esto también es válido para las conexiones con varios participantes.
- Concierta previamente la reunión. Aunque veas que alguien está conectado a Skype puede que no esté disponible para ti en ese momento. Llamar directamente a alguien sin haber acordado antes el encuentro es una forma de intrusión.
- Procura conectarte unos minutos antes de la reunión. Así podrás comprobar que todo funciona adecuadamente. Sé puntual.
- A menos que se acuerde de otra forma, lo cortés es que ambos interlocutores tengan el vídeo encendido y estén en las mismas condiciones.
- Si se corta la comunicación y no se puede restablecer, estaría bien acabar la conversación por algún otro medio (SMS, Whatsapp, correo electrónico o teléfono), al menos para despediros.
Sin duda, la capacidad para improvisar es una habilidad. Pero podemos asegurarnos el éxito de nuestras acciones de comunicación, especialmente en el ámbito profesional, si sabemos manejar bien las herramientas y planificamos el mensaje verbal y todo lo que transmitimos a través de lo no verbal.
Aquí puedes ver el vídeo sobre las videoconferencias en el programa Para todos La 2.
